クラウドサービス生産性向上

レシートの山も「会計freee」と「スマホ」&「ScanSnap」で、ほんの数分で記帳完了

”会計freee”には、情報環境コミュニケーションズの頃、2014年からお世話になっていますが、このクラウドサービスのおかげで、少数精鋭の職場において、大幅な労力の低減と、生産性の向上が実現できています。

今回は、その一端をご紹介していくシリーズの一つとして、記帳の大幅な省力化についてご紹介してまいります。

領収書の山。憂鬱な経理処理

会社を経営するためには、お金の状況、流れをきちんとつかんんでいなければなりません。そのために一定規模の会社には経理/財務担当がいるのですが、弊社のような零細企業には専任担当を雇用する余裕はありません。

現在のクラウドワーク合同会社の前進となった情報環境コミュニケーションズを立ち上げたのが2011年。そのころはPC用の会計ソフトを使っていました。
メインの業務で忙しいと、日々の帳簿への入力は面倒で億劫になります。毎月20日には収入と支出の状況をチェックして月末の支払いに備えなければならないのですが、とても憂鬱な作業でした。

ただ単に会計ソフトへの入力のために、アルバイトをお願いしたこともありました。

本来は、日々、お金の流れを把握できることが理想ですが、全くかけ離れた状況でした。

会計freee & ScanSnapの強力コンビ

”会計freee”に出会ったのは2013年の年の暮れ。年明け早々2014年から本格的にお世話になっています。

今では、「会計freeeとScanSnap」との組み合わせで、日々の経理処理作業は、ほんの数分で終わってしまっています。

とても忙しくてレシート/領収書を1か月溜めてしまったとしても、Web画面の帳簿づけは、15分ほどで終わってしまいます。

溜まったレシートは、ScanSnap ix500やix100でまとめて読み込みます。

ScanSnap ix100/500でスキャンすると、「ScanSnap Cloud」経由で、取り込んだファイルがクラウドサービスに直接保管されるように設定しています。

レシートの場合、スキャンすると、データは「freee」に自動で振り分けられてアップされるようにしています。

サイズが大きい領収書の場合、他のクラウドサービスに保管されてしまうのですが、その場合は、「原稿の種別を変更…」メニューで、保存先を変更することができます。

「原稿の種別の変更」で、「freee」に転送します。

ScanSnap Cloudでスキャンデータをfreeeに直接保存

ScanSnap Cloudでレシートをスキャンしたところです。

設定に従って、ファイルは自動的に、freeeに転送されます。

クラウド会計freeeでは、「取引」>「ファイルボックス」内にスキャンしたレシート/領収書が保管されています。

レシートの画像部分をクリックすると記帳画面になります。緑枠で囲った日付、金額は正確に認識されて自動で入力されています。

「勘定科目」については、自動認識で”車両費”となっています。

これを、”旅費交通費”に変更したい、という場合には、費目部分をクリックすると、科目一覧が出るので、選択することで変更できます。

また、ショートカットにも対応しており「ry」と入力するだけでも入力/変更ができます。

このような修正を繰り返していくと、学習効果により、精度がますます向上してくれるのも嬉しい点です。

スマホでもレシートをスキャン、スキマ時間に記帳

freeeのスマホアプリ(iOS/Android)では、付属のカメラでレシートを撮影して、記帳(取引登録)ができます。

スマートフォンでスキャンしたレシート/領収書だけではなく、ScanSnapで取り込んだレシートも、スマホを片手に、スキマ時間を有効に使って記帳作業ができます。

スマホでのスキャンの場合、金額が異なる場合がたまにあるので、取り込んだ画像を見て間違いがないかを確認したほうがいいでしょう。

いつでも、どこでも、だれでも経理業務

旧来のPC用会計ソフトの場合、経理専用のパソコンを用意し、会社/事務所でなければ経理/会計作業ができませんでした。

クラウド会計freeeであれば、ネットにつながりさえすれば、移動中でも、出張先など、どこにいても経理作業ができます。担当者一人だけでなく、設定したアカウントとパスワードでログインすることで、社員/所員のだれでも記帳作業ができます。

経営者自ら記帳作業を行いつつ、リアルタイムで会計状況、お金の流れを把握することができるのはとても便利。

クラウド会計freeeによる生産性の向上は、”定型業務の自動化”によってもたらされます。

小さな規模の会社/事務所が、本業に専念するためには、必ずや大きな戦力となることでしょう。

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