パソコン生産性向上

申請書の作成は手書きはイヤなのでAcrobat Reader(無償)で入力、作成

パソコン中心で仕事をやっておりますと、手書きでモノを書くのは、お客様との打ち合わせの時くらいのものになってきております。

完全に”手書き”機能が退化しております。

ところが、役所関係の申請はいまだに紙が中心。手書きで申請書を作成しなければならない時の苦痛ったらありません。

今回はパソコン上の無償のAcrobat Readerで申請書の作成を行ってみます。

PDF形式の申請書の準備

官公庁の定型的な申請書は各官庁のホームページから入手できます。たまにWord形式のものもありますが、手書きを前提としているため、PDF形式である場合が多いですよね。

ネットからダウンロードできればいいのですが、紙のフォーマットしかない場合、スキャンしてPDF化すればOK。

最近のプリンター(複合機)はスキャンしたデータをPDF化してくれるものがほとんどです。

もしくは、コンビニのマルチコピー機ではスキャンを行いPDFファイルに変換し、スマートフォンやUSBメモリー等に保存できます。

いずれにしても、今回はPDF形式の申請書類ファイルを用意します。

さて、PDFの編集ということで、申請書に必要事項をパソコンで記入する際に、有償版が必要と思い込んでいらっしゃる方が意外と多いようですが、必要ありません。

Acrobat Readerに標準搭載されている「入力と署名」機能を使えばOKです。

Acrobat Reader無償版の入手

下記アドレスからAdobe Acrobat Readerを入手します。

現在のバージョンは「DC」=Document Cloudです。

ダウンロード&インストールする際には、余計なものをインストールさせようとチェックが入っているので要注意。

不要であれば、チェックを外します。

「今すぐインストール」をクリックして、ダウンロード&インストールを行います。

Acrobat Readerの「入力と署名」

ホームページからダウンロードした、あるいは紙の申請書をスキャンしたファイル(PDF形式)をAdobe Acrobat Readerで開きます。

「表示」>「ツール」>「入力と署名」>「開く(O)」とメニューをたどります。

「入力と署名」モードに切り替わります。

上部にメニューが現れて、テキストの追加、✖、✔、〇、修正線、点などを書き加えるツール、署名メニューが現れます。

PDFファイルへの文字の入力

「テキストを追加」を選択して、文字を入力したい場所でクリックします。

その場所で文字を打ち込めます。

文字の大きさの変更は「A」をクリックして拡大/縮小ができます。

青い枠の内側部分をマウスでつかんで移動させることができます。

ゴミ箱アイコンをクリックすることで消去できます。

梯子のようなアイコンでは、一文字ずつの入力ができます。

完成したら、「入力と署名」をクリックして「文書に戻る」を選びます。

申請書類が完成したら「ファイル」メニューから保存して、必要に応じて印刷します。

今回の例のような1枚の申請書ならいいのですが、何枚にもわたって理由を詳細に書かなければならない場合などに、ありがたく感じます。

記入欄によっては、自筆での署名、捺印が必要な場合があります。

このような欄にはパソコン上での入力はせずに、印刷後に署名、捺印を別途行うことになります。

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