G Suiteの「グループ」は、基本的に社内の部課などのセクションやプロジェクトでメンバー同士で連絡を取り合ったり情報共有を行うためのツールです。
この機能をメーリングリストのように使うことも可能なのですが、例えば、お問合せ窓口やサポート窓口の外部からの受信用として担当者に一斉同報でメールを着信したい場合、設定が分かりにくいです。
慣れれば簡単。具体的に見ていきましょう。
一例として、「お問合せ窓口」のグループを作成したとします。
管理画面で、「管理設定と詳細設定」の「詳細設定」をクリックします。
「詳細設定」画面が開いたら、左側の「権限」＞「基本的な権限」をクリック。
「投稿」で「ユーザーのグループを選択」をクリックして、「ウェブ上のすべてのユーザー」にチェックを入れます。
これにより、外部から送信されたメールを受信できるようになります。
G Suiteの「グループ」は、基本的に社内の部課などのセクションやプロジェクトメンバーなど、内部での連絡/情報共有のためのツールとして想定されているようです。
外部からも投稿を可能とするためには、このように、権限の設定が必要となるわけですね。
最近ではSlackなどのビジネスチャットが多く利用されるようになっている中で、1997年から提供されてきた無料のメーリングリスト・サービス「freeml」が2019年12月2日でサービスを終了することになりました。
メール画面で連絡を取り合いたい場合には、メーリングリストもまだまだ便利なツールです。
G Suiteの「グループ」は、この”権限”設定をうまく使えば、メーリングリストとして活用できそうです。
