最近、Skype会議でトラブルが頻発しているので、何とかしてくれないか・・・という相談が多数寄せられています。
私自身もお客様やお取引様、大学の研究室などとSkypeで打ち合わせをすることが良くありますが、１対１ならば特に問題は起きないのですが、複数でのWeb会議となると、トホホな事ばかり。。。
そんな事情で、いくつもの会議をHangOutベースに置き換えさせていただいております。
今回は、G Suiteユーザであれば利用できる「Google Meet」の概要についてご紹介させていただきます。
Contents
Google Meetと従来のHangoutビデオ会議との違い
従来のHangoutによるビデオ会議の方法については、下記のページでご紹介させていただいています。
こちらは、一般のGoogleアカウント（xxx@gmail.com）でも無料で利用できるのですが、G Suiteユーザー向けには「Google Meet」が用意されています。
両者の違いについては、下記のページをご参照ください。
会議の準備
チーム/プロジェクトのリーダーが会議を招集する時、マネージャーに依頼されて、アシスタントが会議をアレンジするとき、まずは、https://meet.google.com/ にアクセス。「＋ 新しいミーティングを開始」をクリックします。
初回は、マイクとカメラの使用の許可を求められるので「許可」します。
#多くのノートPCにはカメラとマイクが内蔵されていますが、付属していない場合、別途カメラとマイクが必要となります。なお、カメラが無くても、音声だけで会議に参加することは可能です。
改めて許可を求められたら改めて「許可」を。「ミーティングを開始」で準備完了です。
機器の設定/確認
会議中にトラブルとならないように、事前にチェックを。
画面右上の3つの点アイコンをクリック。「設定」を開きます。
カメラ、マイクのテストを行い、テストを行っておきましょう。
特に、ヘッドセットを使う場合、音が聞こえない場合、「スピーカー」欄で出力先をリストから切り替えます。
音声が認識されていない場合「マイク」欄で入力元をリストから切り替えます。
会議の連絡/お知らせ
画面左下の「ミーティングの詳細」をクリックすると「参加方法」が表示されます。
「参加に必要な情報をコピー」をクリック。
メールを開いて、文面に貼り付けて、加筆修正した上で、メンバー宛にメールを送付します。
#Google Meetの会議アドレスは、一度きりのものです。
「スマートフォンで参加する場合は・・・」と書かれていますが、この部分は無視してOKです。スマホでも会議用のアドレスをタップすることで参加が可能です。
G Suteの「グループ」機能で、チームごと、プロジェクトごとにメーリングリストを作成しておけば、一つのアドレスでメンバー宛に一斉送信ができますね。
PCでもタブレットでもスマホでも、受け取ったメールの文面に記載されているミーティング用アドレスをクリック/タップすることでジャンプできます。
「参加」ボタンをタップして会議に参加します。
すでに参加中のメンバーに、参加した旨が表示されます。
会議主催者のパソコンには、iPhoneから参加した人の映像が見えます。
iij-mioのSIMでLTE通信でVAIOから参加している所です。
音声、映像ともに、移動中でなければ驚くほど安定しています。
画面右上の吹き出しアイコンをクリックすると、チャットができます。
画面下中央のボタンは次の通りです。
- マイクアイコン：クリックでマイクのオン/オフを切り替えられます。
- 赤の受話器アイコン：このアイコンをクリックすると会議から退出します。
- カメラアイコン：カメラのオン/オフを切り替えます。
退出すると、他のメンバーにお知らせのバナーが表示されます。
他メンバーの音のミュート
突然雑音が入った時など、他人の音声を消す事が可能です。他のメンバーの各サムネイルの右下にある「…」アイコンをクリックして現れる表示内の「ミュート」をクリックすることで雑音などを消せます。
デスクトップの共有：説明資料の表示
担当者が説明をする時、資料を用いたい時は、画面右下の「今すぐ表示」をクリックします。
「画面を共有する」というウィンドウが出るので、全画面か、アプリケーションのウィンドウか、いずれかを選択して「共有」をクリック。
他のメンバーの画面上に、説明資料が表示されます。
説明が終わったら、自分のPCの下側に表示されている「共有を停止」をクリックします。
補足：ミーティングコードについて
ちなみに、なのですが、Google Meetによる会議には「ミーティング コード」の入力でも参加できます。
ミーティング コードとは、お知らせで送られてきた会議のアドレス「http://meet.google.com/xxx-yyyy-zzz」の最後のxxx-yyyy-zzzから「-」ハイフンを除いたものとなります。
さらに便利！Googleカレンダーとの連携
GoogleカレンダーでGoogle MeetによるWeb会議のスケジューリングをするととても便利です。
スケジュールを追加するときに、「その他のオプション」をクリック。
「ビデオ会議を追加」をクリックして、「Hangouts Meet」を選びます。
あとは、日時を入力して、参加対象者のメールアドレス（メーリングリストなら簡単）を入力、会議の内容を記載して保存すると、対象者に会議への招待メールが届きます。
さらに、スケジュールが変更となった場合、その旨もGmail上であれば反映されます。
会議のスケジュールを確認し、参加の可否を「はい、いいえ、未定」のいずれかで表明できるようになっています。
このようにGoogle Meetによる会議スケジュールが入るとhttps://meet.google.com/のトップには会議スケジュールが一覧で表示されます。
会議メンバーであれば、会議名をクリック/タップするだけで会議に参加できます。
会議途中での再入室
お客様から電話がかかってきた時など、いったん会議から退出したあとに、再び会議に戻る場合は、改めて事前に知らされているGoogle MeetのアドレスにアクセスすればOKです。
社内/チームでルール決めを
Google Meetはとても簡単に、場所を超えてミーティングができますが、いきなり導入するのではなく、少人数でまずはテストを何度か繰り返し、課題を解決しながら導入していくのがいいでしょう。
続きとして、どのようなトラブルが発生するのか、その場合、そのように対応していけばいいのかを見ていければと思います。
#本稿執筆中に、お客様からSkypeのリクエストがあり、打ち合わせの最中、コケました。
お客様には早速このページのアドレスをお伝えして、Hangoutをオススメしようと思います。（爆）
Skypeのトラブルでお悩みならば、一度Google Meetをお試しを！
弊社及び関連するプロジェクトがSkypeからハングアウトに全面移行したいきさつは、下記にも書いております。