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「Google Meet」= G Suite用 Web会議がとてもいい!Skypeでトラブル続きならば一度お試しを!

最近、Skype会議でトラブルが頻発しているので、何とかしてくれないか・・・という相談が多数寄せられています。

私自身もお客様やお取引様、大学の研究室などとSkypeで打ち合わせをすることが良くありますが、1対1ならば特に問題は起きないのですが、複数でのWeb会議となると、トホホな事ばかり。。。

そんな事情で、いくつもの会議をHangOutベースに置き換えさせていただいております。

今回は、G Suiteユーザであれば利用できる「Google Meet」の概要についてご紹介させていただきます。

Google Meetと従来のHangoutビデオ会議との違い

従来のHangoutによるビデオ会議の方法については、下記のページでご紹介させていただいています。

Googleハングアウトでネット会議/打ち合わせ。画面共有、Googleドキュメントのリアルタイム編集が超便利。

こちらは、一般のGoogleアカウント(xxx@gmail.com)でも無料で利用できるのですが、G  Suiteユーザー向けには「Google Meet」が用意されています。

両者の違いについては、下記のページをご参照ください。

会議の準備

チーム/プロジェクトのリーダーが会議を招集する時、マネージャーに依頼されて、アシスタントが会議をアレンジするとき、まずは、https://meet.google.com/ にアクセス。「+ 新しいミーティングを開始」をクリックします。

初回は、マイクとカメラの使用の許可を求められるので「許可」します。

#多くのノートPCにはカメラとマイクが内蔵されていますが、付属していない場合、別途カメラとマイクが必要となります。なお、カメラが無くても、音声だけで会議に参加することは可能です。

改めて許可を求められたら改めて「許可」を。「ミーティングを開始」で準備完了です。

機器の設定/確認

会議中にトラブルとならないように、事前にチェックを。

画面右上の3つの点アイコンをクリック。「設定」を開きます。

カメラ、マイクのテストを行い、テストを行っておきましょう。

特に、ヘッドセットを使う場合、音が聞こえない場合、「スピーカー」欄で出力先をリストから切り替えます。

音声が認識されていない場合「マイク」欄で入力元をリストから切り替えます。

会議の連絡/お知らせ

画面左下の「ミーティングの詳細」をクリックすると「参加方法」が表示されます。

 

「参加に必要な情報をコピー」をクリック。

メールを開いて、文面に貼り付けて、加筆修正した上で、メンバー宛にメールを送付します。

#Google Meetの会議アドレスは、一度きりのものです。
「スマートフォンで参加する場合は・・・」と書かれていますが、この部分は無視してOKです。スマホでも会議用のアドレスをタップすることで参加が可能です。

G Suteの「グループ」機能で、チームごと、プロジェクトごとにメーリングリストを作成しておけば、一つのアドレスでメンバー宛に一斉送信ができますね。

PCでもタブレットでもスマホでも、受け取ったメールの文面に記載されているミーティング用アドレスをクリック/タップすることでジャンプできます。

 

「参加」ボタンをタップして会議に参加します。

すでに参加中のメンバーに、参加した旨が表示されます。

会議主催者のパソコンには、iPhoneから参加した人の映像が見えます。

iij-mioのSIMでLTE通信でVAIOから参加している所です。

音声、映像ともに、移動中でなければ驚くほど安定しています。

画面右上の吹き出しアイコンをクリックすると、チャットができます。

画面下中央のボタンは次の通りです。

  • マイクアイコン:クリックでマイクのオン/オフを切り替えられます。
  • 赤の受話器アイコン:このアイコンをクリックすると会議から退出します。
  • カメラアイコン:カメラのオン/オフを切り替えます。

退出すると、他のメンバーにお知らせのバナーが表示されます。

他メンバーの音のミュート

突然雑音が入った時など、他人の音声を消す事が可能です。他のメンバーの各サムネイルの右下にある「…」アイコンをクリックして現れる表示内の「ミュート」をクリックすることで雑音などを消せます。

デスクトップの共有:説明資料の表示

担当者が説明をする時、資料を用いたい時は、画面右下の「今すぐ表示」をクリックします。

「画面を共有する」というウィンドウが出るので、全画面か、アプリケーションのウィンドウか、いずれかを選択して「共有」をクリック。

他のメンバーの画面上に、説明資料が表示されます。

説明が終わったら、自分のPCの下側に表示されている「共有を停止」をクリックします。

補足:ミーティングコードについて

ちなみに、なのですが、Google Meetによる会議には「ミーティング コード」の入力でも参加できます。

ミーティング コードとは、お知らせで送られてきた会議のアドレス「http://meet.google.com/xxx-yyyy-zzz」の最後のxxx-yyyy-zzzから「-」ハイフンを除いたものとなります。

さらに便利!Googleカレンダーとの連携

GoogleカレンダーでGoogle MeetによるWeb会議のスケジューリングをするととても便利です。

スケジュールを追加するときに、「その他のオプション」をクリック。

「ビデオ会議を追加」をクリックして、「Hangouts Meet」を選びます。

あとは、日時を入力して、参加対象者のメールアドレス(メーリングリストなら簡単)を入力、会議の内容を記載して保存すると、対象者に会議への招待メールが届きます。

さらに、スケジュールが変更となった場合、その旨もGmail上であれば反映されます。

会議のスケジュールを確認し、参加の可否を「はい、いいえ、未定」のいずれかで表明できるようになっています。

このようにGoogle Meetによる会議スケジュールが入るとhttps://meet.google.com/のトップには会議スケジュールが一覧で表示されます。

会議メンバーであれば、会議名をクリック/タップするだけで会議に参加できます。

会議途中での再入室

お客様から電話がかかってきた時など、いったん会議から退出したあとに、再び会議に戻る場合は、改めて事前に知らされているGoogle MeetのアドレスにアクセスすればOKです。

社内/チームでルール決めを

Google Meetはとても簡単に、場所を超えてミーティングができますが、いきなり導入するのではなく、少人数でまずはテストを何度か繰り返し、課題を解決しながら導入していくのがいいでしょう。

続きとして、どのようなトラブルが発生するのか、その場合、そのように対応していけばいいのかを見ていければと思います。

#本稿執筆中に、お客様からSkypeのリクエストがあり、打ち合わせの最中、コケました。
お客様には早速このページのアドレスをお伝えして、Hangoutをオススメしようと思います。(爆)

Skypeのトラブルでお悩みならば、一度Google Meetをお試しを!

弊社及び関連するプロジェクトがSkypeからハングアウトに全面移行したいきさつは、下記にも書いております。

Web会議システムを”Skype”から「ハングアウト」に移行。Googleカレンダーとの連携が超便利!

<参考>

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