Googleドキュメント / スプレッドシート / スライドで、Microsoft Officeファイルを直接編集、コメント、共同作業が行える新機能が搭載されています。
#本稿執筆時点では、一般のGoogleアカウントから有効になっており、G Suiteにも順次有効となっていくようです。
詳しくはGoogleによるこちらの記事をご参照ください。
ますますGoogleドライブを中心としたワークフローのスピートアップ、生産性の向上が可能となる環境が拡がってきています。
GoogleドライブからMS Officeファイルを開く
Googleドライブ内に保存されているMS Officeファイルをダブルクリック、またはファイル上で右クリックして「アプリで開く」＞「Google ドキュメント/ スプレッドシート / スライド」を選びます。
新機能が有効となり、初回の起動時には案内が出ます。
ファイル名にMS Officeの拡張子
MS Officeファイルを開くと、ファイル表示欄にMS Officeの拡張子が表示されるようになり、見分けが付きます。
Google ドキュメント形式に変換
Google ドキュメント/ スプレッドシート / スライド形式への変換は、「ファイル」メニューで行えます。
版の管理
「ファイル」＞「変更履歴」または上部メニューの右横の「最終編集：」部分をクリックすると変更履歴を表示できます。
「変更履歴」を一覧から選択して元のファイルに復元させることができます。
リアルタイム共同編集とコメントの追加
ファイルを共有することで、共同編集が行えます。しかもリアルタイムで行うことができます。
画面右上のユーザーアイコンが複数表示されている時は、リアルタイムで共同編集が行われている状態を示します。
共同編集者のアイコンの周りに色がついていますが、この色と同じ色のカーソルが編集中の文書内に表示されている時、共同編集者がどこを編集中であるかがリアルタイムで表示されます。
コメントを挿入したい場所でマウスカーソルをクリックした状態で、編集者アイコンの右脇にある吹き出しアイコンをクリックすると、その場所にコメントを挿入することができます。
そして、すべての変更は、元の Office ファイルに保存されます。
これにより、従来のように、毎回わざわざMS Office形式で保存した上でメールで送信し合うなどの面倒な手順を踏むことなく、リアルタイムでの共同編集が可能となり、大幅なスピードアップ、生産性の向上が見込めることでしょう。
Microsoft Officeで開いてみると
MS Officeで開くと、最新の状態で保存されており、コメントも反映されています。
注意：ChromeのOffice互換 拡張機能を無効に
この機能を利用するためには、ChromeのOffice互換拡張機能を無効にする必要があります。
「ドキュメント、スプレッドシート、スライドでOfficeファイルを編集」拡張機能をGoogle Chromeに追加している場合、無効にする必要があります。
Chromeの右上に表示されている拡張機能アイコン上で右クリックして「Chrome から削除…」で拡張機能を削除できます。
Google Driveの設定変更
MS Office形式を保ったままで編集を行いたい場合、Googleドライブの設定（上部ギアアイコン）を開いて「アップロードしたファイルを変換する」で「アップロードしたファイルをGoogleドキュメントエディタ形式に変換します」という項目のチェックを入れないようにしておくと混乱がなくなるかと思います。
#弊社では下記の通りGoogle ドキュメント / スプレッドシート / スライド形式を標準としているのでこのチェックは有効にしています。
弊社での運用ルールはGoogle形式が基本ですが、、、
弊社では基本的にGoogleドライブを中心としたGoogle ドキュメント / スプレッドシート / スライド形式を基本としています。
チームで共同編集して書面を作成していく場合には、Google ドキュメント / スプレッドシート / スライドで作成していき、完成後に顧客、提携先に送るなど、必要な場合にPDFファイルで保存する場合が多いです。
外部に編集可能なファイルを渡す必要がある時だけMS Office形式で保存して渡すようにしています。
今回ご紹介した新機能について、弊社にとっては大きな影響を与えるものではなのですが、ワークフローの選択の幅が拡がったこと、MS Officeをわざわざ起動させることなくブラウザーだけで業務が行える利便性の向上はありがたい事だと思っています。
