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【特集】クラウド・ストレージは「G SuiteのGoogle ドライブ」で決まり!

今や三大クラウド・ストレージと言えるDropbox、OneDrive、Google ドライブ。

弊社の顧問先には、独自ドメインでメールをご利用いただくことを入り口として、G Suiteを導入していただいて来ましたが、今まさに「Google ドライブ」を自信を持ってお薦めさせていただける完成度となっています。

「G SuiteのGoogle ドライブ」であれば、いつでも、どこでも、誰とでも、情報資産を有効に使って仕事の効率を大幅に高めることができます。しかも安全に。

業務でクラウド・ストレージを活用するにあたって、G SuiteのGoogle ドライブがどのように優れているかを見ていきましょう。

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クラウド・ストレージの良しあし

 

いくつもあるクラウド・ストレージにはそれぞれ長所、短所がありますが、OneDriveの場合、一人で使う分にはいいのですが、仕事/研究のチームで利用するとなると、さまざまなトラブルに見舞われます。
さらには、OneDrive for Businessの場合、共有の手順が煩雑過ぎて、管理者はユーザーからのクレームの嵐に悩まされることになることでしょう。

その点、先駆者であるDropboxは洗練されていて、直観的に利用できます。同一ネットワーク上にあるPC同士の場合、LAN内での同期を行うため、同期のスピードも高速で快適です。ところが、少人数でのフォルダー/ファイル共有であればいいのですが、大人数となると色々と不都合が生じてきます。

一方のGoogle ドライブは、公開直後はいろいろと難がありましたが、今ではDropboxに勝るとも劣らないパフォーマンスを発揮するようになってきました。

事務所の外でも使えるNAS

今までお客様には、事務所内でのファイル/フォルダーの共有にはDropboxを、ファイルのアーカイブ(保管)にはNASをお勧めしてきました。しかし、外出先でNASに保管されているファイルを参照したくなった時、事務所まで戻っていただくしかありませんでした。

#LAN内のNASに、インターネットからアクセスできるようにすることも不可能ではありませんが、業務でのセキュリティ管理上、どうしてもお薦めすることができません。

 

G Suiteで利用可能となる「ドライブ ファイル ストリーム」の登場により、いつでも、どこでも、誰とでも、安全に情報資産を共有し、参照、編集、保存が可能となります。まるで”事務所の外でも使えるNAS”のようです。

知っておきたいGoogle ドライブでの共有の作法

Google ドライブを使いこなすにあたって、共有方法にDropboxと違いがあります。理解しておきたい事を下記にまとめました。ぜひご一読ください。

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多人数での共有の理想形「チームドライブ」

とても簡単に、大人数でファイル/フォルダー共有が可能となるのが「チームドライブ=Team Drive」です。

個人のファイルは「マイドライブ」に、みんなで共有するファイルは「チームドライブ」と、簡単明瞭。

参照だけ可能、編集可能など、アクセス権の設定も細かく行えます。

#チームドライブは、G Suite Enterprise、G Suite Business、 G Suite for Educationで利用可能です。
G Suite Basicの場合、アップグレードが必要です。

Microsoft Officeを共有するときの不具合の解消

Word / ExcelなどのMS Officeファイルは、編集中に”テンポラリーファイル”という、作業中の情報を一時的に保存しておくファイルを作ります。これによりMS Officeがハングしてしまった時にファイルを復元できたりして、これはこれで便利なのではありますが、クラウド上では問題を引き起こしてしまう場合があります。

この”テンボラリーファイル”が引き起こす「ロックファイルの競合」によって、クラウドでの同期エラーが起きてしまう問題を解消する、「Google ドライブ プラグイン for Microsoft Office」について、下記の記事で解説しています。

無限のGoogleドライブにバックアップ

Googleドライブが進化し、Googleフォトと合体されて、より便利に進化した「Backup and Sync=バックアップと同期」が公開されています。

#こちらはGoogleの無料アカウントでも利用できます。

G Suite Enterprise、G Suite Businessの場合、ユーザー数が5名以上であれば、ファイル容量は無限に利用可能なので、このツールで重要なファイルをバックアップすると便利です。「ドライブ ファイル ストリーム」との併用も可能となっています。

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