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Dropboxユーザーが戸惑う、Googleドライブでの共有方法の違い

クラウド・ストレージ・サービスの先駆者的なDropboxのユーザーはとても多いものと思われますが、仲間とフォルダー/ファイルを共有しながら便利に使ってきている方にとって、Googleドライブでは共有の仕組みがDropboxとは異なっており、戸惑いを生じてしまうかもしれません。

Googleドライブの同期ツール(現行ではバックアップと同期を利用しており、クラウドと同期が行われているハズなのに、他人から共有してもらったフォルダー/ファイルが、いつまで待っても自分のパソコンのGoogleドライブフォルダーに落ちてこない、という問題です。

対処法とGoogleドライブのしくみの違いについて、詳しく見ていきましょう。

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Googleドライブの「共有アイテム」設定

Googleドライブで他人と共有したフォルダー/ファイルがローカルに自動的に落ちてくるようにするにはどのようにすればいいでしょうか?

最初に答えを!

Web版のGoogleドライブで設定することで、自動的にローカルに落ちてくるように設定ができます。

具体的には、https://drive.google.com にアクセスし、自分のアカウントでログインします。

まずは、左ペインにある「共有アイテム」をクリック。

他人と共有されているフォルダー/ファイルがあれば、一覧で表示されます。

この中から自分のパソコンに自動的に落ちて来るようにさせたいものを選んで右クリック。メニュー一覧から「マイドライブに追加」を選びます。

これにより、他人が作成し、自分に対して共有してくれたフォルダー/ファイルが、いちいち「共有アイテム」を覗きにいかなくても、「マイドライブ」内に表示され、まとめて管理できるようになります。

もちろん、共有している他の誰かが修正/編集したら、同期ツールによって、自分のパソコン内のフォルダー/ファイルにも、変更が反映されます。

共有も”ほどほど”に、大人数だと、エラいことに

ほんの数人で仕事をしているならばいいのですが、たくさんの人と一緒に仕事をしていて、フォルダー/ファイルを共有したい、となった時に、他人によって共有され、共有相手先として自分も含まれる時、全てが自動的に自分のパソコンに、同期されると、大量のファイルで溢れてしまうことがありえます。

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膨大な量のファイルが自分のパソコンに、落ちてきてしまうことになってしまったら、ディスク容量も消費しますし、何よりも同期に時間がかかります。長時間におよぶ同期作業で、パソコンの動作が低下したままになってしまうのは困りものです。

Googleドライブの場合、このような事態を想定してかどうかはわかりませんが、標準では、他人と共有しているフォルダー/ファイルは、自動的には自分のパソコンと同期されるようなことはありません。

クラウド・ドライブでの同期問題を解消する「チームドライブ」

有料版のG Suiteであれば「チームドライブ」が利用できます。

この「チームドライブ」を用いれば、まるで社内のNASでファイル/フォルダー共有を行うのと同じ感覚で使うことができます。

有料版のG Suiteユーザーであれば、WebブラウザーでGoogleドライブにアクセスすると、「マイドライブ」に加えて「チームドライブ」が現れます。

Google ドライブ ファイル ストリームを利用すれば、Windowsならエクスプローラー、MacならFinderで「チームドライブ」内を直接開くことができます。

この「チームドライブ」を用いれば、社内だけでなく出先でも、移動中でも、仲間と共有をしているフォルダー/ファイルを利用できます。

内蔵ストレージの容量が少ないタブレット/PCでも、膨大なファイルの中から作業に必要なデータだけを、探して、開いて参照したり、編集したりが可能となります。

もちろん、ネットにつなぐことができない時に備えて、必要なファイルだけをローカルに置いておく「オフラインで使用可能にする」機能も利用できます。

次回はGoogleドライブの有料版G Suiteで利用できる「チームドライブ」について詳しくみていきたいと思います。

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