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ビジネスなら、LINEの代わりに「Googleハングアウト」がオススメ

最近では、仕事上でもLINEを使用するシーンが増えています。社内の仲間同士でグループを作って連絡を取り合ったり、部課内で仕事の指示を出したりしているケースもあります。

LINEはとても気軽に利用でき、後々記録を残さなくてもいいような雑談などの用途で利用するにはとても便利なのですが、業務で取り入れるには、どうしても無理があったりします。ビジネス版もリリースされていますが、Google HangOutならば無料で使えます。G Suiteユーザーであれば、自社アドレスでのアカウントで利用可能ですので、仕事に使うならハングアウトをオススメします。

今回は、このGoogle HangOut(ハングアウト)をビジネス・コミュニケーションに活かす方法について、見ていきたいと思います。

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ハングアウトはGmailと連携できるのが超便利

パーソナルコミュニケーションにおける”メール”、特に迷惑メールにうんざりしてしまう”キャリア・メール”は、すでに絶滅寸前にあるように思えます。

迷惑メールに辟易としてしまっているときに、救いとなるのがGmail。
Googleならではの機械学習により迷惑メールをほぼ壊滅(正確には、受信トレイに表示されないように)してくれます。

このGmail、ハングアウトと連携して利用可能となっています。

会社のデスクでGmailでメールのやり取りをしている場合、同一の画面でハングアウトでメッセージのやり取りができます。パソコンの前にいればわざわざスマホに持ち替える必要がありません。

Gmail画面の左下にハングアウトのメニューアイコン(上の画像の赤枠部分)があります。
緑の枠で囲った部分がメッセージをやり取りするエリアとなります。

パソコンの画面上からサクサクとメッセージの送受信ができる点が便利です。同時に音声・ビデオでの通話も可能です。
内容は、メール同様、自動で保存されるのでビジネス上での重要なやり取りでも安心です。

そして、何よりもGoogleの強力な検索機能で過去のメッセージを探し出すのも簡単です。

#なお、あえて履歴を保存させない設定も可能です。

Googleハングアウトならアカウントの使い分けが出来る

LINEは、基本的に電話番号に紐付けられて、基本的には一つの端末(SIM)に対して1つのアカウントしか使えません。

しかし、ハングアウトならば、複数のアカウントを切り替えて使い分けることも出来るので、プライベートと仕事でアカウントを分けてる場合でも、混同してしまうこともなさそうです。

ハングアウトならスマホを紛失、壊れてしまっても大丈夫

LINEにはメッセージの保存期間があり一定期間(約2週間)を過ぎるとサーバーから削除されてしまいます。

スマホの中であれば、過去のメッセージは残っているので、2週間以上前のメッセージを確認することはできますが、実はサーバーからは消えてしまっています。このためLINEの場合には、画像、動画はもとよりメッセージについても、保存しておきたい場合、定期的なバックアップが必要となります。また、スマホを紛失してしまったり機種変更をする時には、引き継ぎは、かなり面倒なことになります。

一方、ハングアウトの場合、自分で削除しない限り、メッセージ内容、添付された画像・動画も保存期限はありません。業務での依頼内容や画像、ファイルなども自動で保存されるので安心です。
ハングアウトであれば、自動的にGmailと連携してバックアップが行われています。
スマホが突然壊れてしまっても、機種を変更したとしても、同じGoogleアカウントでログインすれば、全く同じ環境でメッセージのやり取りができます。

位置情報を簡単に伝えられる

ハングアウトでは、現在いる場所をGoogleマップによる地図で簡単に伝えることができます。


メニューアイコンの中から、GPSマーク(赤枠部分)をタップすれば、GoogleMapが開きます。GoogleMapによるGPS計測なので、ほとんど正確な場所を知らせることができるので、待ち合わせに便利です。そればかりか、GPSマークでGoogleMapを呼び出すして目的とする別の場所を検索することも可能です。
受け取った相手は、そこまでたどり着くための道順を調べるのも簡単です。
これにより待ち合わせ、目的の場所への集合がとても簡単になります。

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その他ハングアウトが便利な点

LINE同様に、ハングアウトでもメッセージが既読かどうかが判別できます。また、ハングアウトは、相手がオンラインで通信可能かどうかについてもわかります。
さらには、相手がPCで利用しているのか、スマホで見ているのかまでわかります。
また、相手がメッセージを入力中のときは、「・・・」というアニメーションが動いて、入力中だというのがわかりやすくなっています。

ハングアウトの残念な点

LINEといえばスタンプ。好みのスタンプをいくらでも使えます。ハングアウトにも同様な機能として”ステッカー”がありますが、キャラクターがアメコミのノリで、ちょっとどうかな?・・・と思えるものばかりだったりします。


Android向けには、別途好みのステッカー/スタンプを追加するアプリもあるようですが、標準ではステッカーの追加/変更が今のところできません。

さまざまなシーンで使えるGoogleハングアウト

(1)Gmail画面での利用

前述の通り、Gmailと同一画面で、メールの送受信を行いながら、メッセージのやり取りを行う方法です。

(2)ハングアウト・ページにアクセス

https://hangouts.google.com/

(3)Google Chromeアプリを利用

Chromeウェブストアからアプリを追加インストール

独立したアプリとして利用することもできます。

深化するコラボレーション

GoogleハングアウトとGoogleドキュメントを組み合わせるとさらに便利!

文書の共同編集がリアルタイムで行えます。

完成版はPDFはもちろん、MS Word形式などで保存が可能です。

 

Googleドキュメントで「共有」ボタンをクリックすると、相手には閲覧させるだけか、編集まで可能か、などの権限が設定できます。

「共有可能なリンクを取得」してアドレスを相手先にメッセージ内に貼り付けて送ると、相手先と同じ文書を開いて、内容のチェック、修正などができます。

スプレッドシートを用いると、様々に数値を入れ替えたりして、シミュレーションが可能となります。

動画でのハングアウトであれば、もっと簡単。デスクトップを共有しながら打ち合わせができます。このあたりは、別途詳しくご紹介させていただきます。

いずれにしても、今回は、LINEと同様な事がGoogleハングアウトでも可能であり、ビジネスユースとしてGoogleハングアウトが便利な点についてお届けしました。

#ちなみに、LINEのビジネス版「LINE WORKS」もあります。(一人 ¥300/月~)

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