Googleのアカウントで無料で使えます
Googleドキュメントは、クラウドで利用できる「ワープロ」。
表計算の「Googleスプレッドシート」、プレゼンテーションの「Googleスライド」とセットで利用ができ、クラウドならではの便利な機能がいくつもあります。
会社のパソコン、自宅パソコン、スマホ、タブレットを使い分け、ネットにつなげば同じファイルを開いて参照して編集・加工ができる「一人共有」でも、同僚や外部スタッフ同士で一つの文書を共同で編集していく「みんなで共有」する時でも、活躍してくれます。
Micorosoft Wordに対応
パソコンにMicrosoft Wordが入っていなくても、Word形式の文書を作成したり閲覧、編集が可能です。(複雑なレイアウトの文書の場合、レイアウトが崩れることもありますが。)
同様に、Googleスプレッドシートは、Microsoft Exelに対応、Googleスライドは、Microsoft PowerPointに対応しています。
Googleにすでに登録していれば、3つのアプリをすぐに利用できます。
すでにGmailなどを利用中であれば、同じIDとパスワードで使えます。
パソコン上では、Webプラウザ上で動作しますが、Google Chromeがオススメ。
アプリが用意されており、アイコンをクリックするだけでアクセスができたり、何かと便利でオススメです。
- Chrome用アプリのダウンロード:http://goo.gl/zfBhd
スマートフォン、タブレット向けにもアプリが用意されています。
スマートフォン、タブレットに、このアプリを入れておくと、いつでもどこからでもGoogleドキュメントにアクセスできます。ドキュメントの参照、作成、編集が移動中、外出先でもできます。
- iPhone/iPad向けアプリ:http://goo.gl/qmKnrA
- Android向けアプリ:http://goo.gl/9yD0VZ
作成した文書は「クラウド」の中に自動で安全に保管
Googleドキュメントで作成したファイルは、Googleスライド、Googleスプレッドシート同様に、「Googleドライブ」内、いわゆる「クラウド」に保存されます。
「保存」ボタンを押す必要はありません。変更を加えるたびに自動的に保存されます。
万一、パソコン、スマートフォン、タブレットを紛失してしまったとしても、作成したファイルは、Googleドライブ内に保管されています。Googleドライブは、Gmailなどと同様、セキュリティプロトコルSSLで暗号化されており、セキュリティ面でも安心です。
ただし、パスワードの管理だけは厳重にしましょう。
下書きはスマホから。文書の校正もスマホで。一人共有
たとえば、移動中、外出中、行列に並んでいる待ち時間、はたまた寝床などで、ふとアイディアが浮かんだら、すぐにスマートフォンやタブレットでGoogleドキュメントアプリを開いてメモを。
オフィスに戻ったら、パソコンでGoogleドキュメントを開いて、続きから作業する、ということも可能です。
いったん完成した文書は、帰宅時の移動中、自宅のソファーなどで、スマートフォンやタブレットで内容をチェックしたり。誤字脱字などがあれば、修正も可能です。
オフラインでも大丈夫
インターネット圏外でも文書作成/編集には問題ありません。
Googleドキュメントの文書は、スマートフォン、タブレットに保存しておくことができ、見るだけでなく編集も可能です。
パソコンならば、「オフライン編集を有効」にしておけば、ブラウザで文書の参照、作成、編集が可能。
インターネットに再び接続したら、すぐにGoogleドライブ、すなわち「クラウド」に自動的に保管されます。
設定は、画面左上の「ドキュメント」という表記の左にある「メニューアイコン」をクリック。
「設定」を選びます
「設定」画面が出たら、「オフライン同期」の「オンにする」という青文字部分をクリック。
あとは案内に従うと、同期設定が行われ、インターネットにつながらない状況(オフライン)でも文書の参照、編集を行い、再びネットにつながった時に同期が自動で行われます。
チームで共有、共同編集で文書を完成
「共有ボタン」をクリックして、共同作業者に招待メールを送れば、相手先がドキュメントを参照し、編集したりコメントをつけることができます。
リアルタイムでの共同編集にも対応。
インターネットにつながっている時、他のユーザがドキュメントを編集していると、そのユーザが作業中の旗マークが表示され、入力している様子がリアルタイムで表示されます。
編集中、他のユーザとの直接チャットもできます。またコメントを残すことで、注意事項を確認してもらうことも可能です。
変更履歴で旧バージョンを確認
文書の変更内容は、Googleドライブ内に自動的に保存されます。「保存」を押す必要はありません。
「変更履歴」によって、他のユーザがどこをどのように直したかを確認できます。
そのドキュメントの古いバージョンを確認したり、変更したユーザごと、日付順に並べ替えたりもできます。
オススメは「Googleドキュメント形式」で保存
Microsoft Wordを直接読み込んで編集することもできます。
読み込みは、Googleドキュメントの画面上にWordファイルをドラッグ&ドロップするだけと簡単です。
オススメはGoogleドキュメント形式で保存する方法。
Wordファイルを読み込んだ後、「ファイル」メニューから「Googleドキュメントとして保存」を選べばOK。
オススメの理由は、Googleドキュメント形式であれば、Googleドライブの保存容量としてカウントされないからです。
Gmail,、Google+の写真、Googleドライブの容量合計で15GBまでならば無料で利用できます。
ドライブの保存容量を節約したいならば、Googleドライブ内には「Googleドキュメント形式」で保存しておくのがオススメです。
Microsoft Word形式やPDFに変換してローカルに落とせます
Googleドキュメントで作成した文書は、いつでもMicrosoft Word形式やPDFファイルとして変換ができます。他人にファイルを受け渡す必要がある場合、必要な時にパソコンに保存することも可能です。
また、ローカルに落としたファイルを、Microsoft Wordで凝ったレイアウトに仕上げるということもできますね。
アドオンでさらに便利に
Googleドキュメントをさらに便利に機能を拡張したり、他のサービスと連携するアドオンがたくさんリリースされています。
例えば、「Publish to WordPress」というアドオンでは、WordPressで稼働しているホームページをいくつも登録しておいて、Googleドキュメントで作成した文書をそのままホームページで公開できます。
本原稿執筆時点ではカテゴリに対応していないので、私の場合「Save Draft」ボタンで下書きに保存して利用しています。
クラウドとローカルを同期させるGoogleドライブ アプリ
Googleドキュメントで作成した文書は、Googleドライブ、すなわち「クラウド」内に保管されますが、パソコンのディスク(ローカル)と常に同期をさせておくことができるのが、パソコン版Gogleドライブ アプリです。
パソコンにインストールすると「Googleドライブ」というフォルダーができ、クラウド上と同じフォルダ、ファイルがこのフォルダー内に保存されます。